Functioneringsgesprek helpt

dinsdag 06 februari 2007

Gepubliceerd in Info Regio 

Praten over werk komt van twee kanten

Het functioneringsgesprek is een handig middel voor de baas om van gedachten te wisselen met zijn werknemer. Maar als hij zich niet aan de spelregels houdt levert de werkbespreking hem weinig op.

Werkgevers beschikken inmiddels over vele manieren om hun personeel onder de loep te nemen. Zo zijn er onder meer evaluatie-, salaris- en promotiegesprekken. Elke bespreking vraagt om een andere aanpak. Het functioneringsgesprek is nog het meest bekend. Tijdens deze bijeenkomst bespreken baas en werknemer de voortgang op het werk. Het doel is om gezamenlijk de arbeidsproduktiviteit te optimaliseren. Sommige bazen vinden het functioneringsgesprek een achterhaald middel uit de jaren zeventig. Anderen menen dat het nog steeds vruchten afwerpt, mits het op de juiste wijze wordt toegepast.

In de praktijk gaat het echter vaak mis. Er doen griezelverhalen de ronde waarin bazen het functioneringsgesprek misbruiken om medewerkers onder druk te zetten of zelfs ontslaan. Ze praten ook over andere zaken zoals salaris en promotie. Weer anderen houden een gezellig onderonsje of raffelen de werkbespreking af. Organisatieadviseur Loek Wijchers van Holland Consulting Group maakt het tot zijn ergernis regelmatig mee: “Ik zat een keer ter observatie bij een functioneringsgesprek. Telkens als de werkgever wilde beginnen onderbrak zijn secretaresse hem voor een dringend telefoontje. Toen de medewerker zijn baas vroeg om beter te luisteren, had je de poppen aan het dansen.”

Deze valkuilen ontstaan omdat werkgevers vaak niet goed weten wat een functioneringsgesprek inhoudt. Ze passen het instrument verkeerd toe of maken er geen tijd voor vrij. Ze bereiden het gesprek niet voor of houden zich niet aan afspraken. Ze koesteren vooroordelen jegens bepaalde werknemers en menen dat het gesprek toch niet werkt. Soms zorgt het open karakter van het functioneringsgesprek zélf voor verwarring. In een bedrijf met een hiërarchische structuur is het lastig om opeens op gelijke voet met elkaar te staan. Wijchers: “De baas is bang dat zijn werknemer over hem heen loopt, de werknemer vreest dat hij zijn baas tegen zich in het harnas jaagt. Als ze niet open met elkaar durven communiceren heeft een functioneringsgesprek weinig nut.”

Het bedrijfsleven kan sinds jaar en dag beter uit de voeten met beoordelingsgesprekken. Dit zijn afrekeningen op basis van het verleden. Volgens Wijchers neemt de behoefte aan harde meetinstrumenten alleen maar toe. “Dat geldt niet alleen voor de bazen, ook de medewerkers willen beloond worden om hun prestaties. Rapportcijfers lenen zich daar beter voor dan vage afspraken. Als een verkoopmanager bijvoorbeeld minder dan 30.000 koelkasten verkoopt heeft hij een probleem, verkoopt hij er meer dan krijgt hij een bonus. Deze aanpak is natuurlijk wel branchegebonden. Alhoewel organisaties best verschillende waarderingssytemen kunnen hanteren. Op een universiteit sluiten beoordelingsgesprekken beter aan bij de taken van het kantinepersoneel. Hoogleraren zijn meer gebaat bij functioneringsgesprekken.”

Het functioneringsgesprek kent diverse spelregels. Het gesprek moet altijd van twee kanten komen en is toekomst gericht. “Ik geloof heilig in de positieve werking van deze techniek, mits beide partijen open zijn,” zegt interimmanager Ad van der Wurff van MKB Cursus & Training. “MKB’ers passen de techniek alleen nauwelijks toe, omdat ze er de noodzaak niet van inzien. Werknemers stellen het juist op prijs als de baas tijd voor ze heeft. Zij kunnen hem vragen om meer inhoudelijke feedback of  bijscholing. Hij kan aangeven wat goed gaat en beter kan.” De werkbespreking duurt in principe een uur en dient elk jaar plaats te vinden in een rustige ruimte. Een degelijke voorbereiding en schriftelijke afspraken zijn vereist. “Het functioneringsgesprek kan het beste aan het begin van het jaar plaatsvinden en het beoordelingsgesprek aan het einde,” zegt Wouter Kanneworf van adviesorganisatie Sentence. “Het is belangrijk voor een bedrijf om elk jaar opnieuw te weten wat voor vlees het in de kuip heeft. Pas als de baas weet wat er leeft, kan hij eraan werken. Hij moet zich natuurlijk niet autoritair opstellen anders slaan zijn medewerkers dicht. Alleen door goed te luisteren komt hij erachter wat zij willen.”

Tekst: Jessica de Jong.