Gesprek functioneren

8 juni 2013

Gepubliceerd in Het Financieele Dagblad

Het is weer tijd voor het halfjaargesprek. Zes tips om u goed voor te bereiden.

Werknemers kunnen beter met open vizier én agendapunten het gevreesde functioneringsgesprek in gaan.
Als werknemer doet u er goed aan het hele jaar door open te zijn over uw sterke en zwakke kanten. Praten over uw functioneren is minder zwaar als u weet waar de schoen wringt.

Werknemers zien het functioneringsgesprek vaak als een verplichte formaliteit. Ze zien er behoorlijk tegenop. Maar het gesprek kan ook zinvol zijn. Wacht het functioneringsgesprek nooit af. Voorkom dat u opeens tegenover elkaar zit, en niets weet te zeggen. Dien daarom vooraf agendapunten in. ‘’ ‘Mijn motto is: zeg wat je voelt, dan weet de ander wat je bedoelt,’ zegt bestuurder Marisca Steur van FNV Bondgenoten. ‘Je staat altijd wel sterk als je je onzekerheid op tafel legt.’ Zes tips om u op te stellen als een gelijkwaardige gesprekspartner.

1 Schat in hoe open u kunt zijn

Stel u kwetsbaar op. ‘Speel geen verstoppertje,’ zegt trainer Bastiaan van Meeteren van Trainingproducties.nl ‘Mensen zijn bang om te worden afgerekend op dingen die ze verkeerd zeggen en wachten vaak tot hun ongenoegen overwaait. Helaas kunnen hieruit in het functioneringsgesprek de verkeerde conclusies worden getrokken.’ Dat overkwam een crècheleidster die moeite had met een ouder en de overdracht aan die ouder aan een collega overliet. Ze kreeg te horen dat ze niet klantgericht was en zich onvoldoende inzette tegenover de ouders. ‘We kunnen medewerkers niet in de ziel kijken,’ zegt teamleider Expertisecentrum Cees Gaasbeek van Delta Lloyd, dat veel ervaring heeft met het versterken van competenties. ‘Met feedback over zijn functioneren laat een medewerker zien dat hij bij de club hoort.’ Volgens Steur is het niet altijd gebruikelijk om openlijk over competenties te praten in een functioneringsgesprek. Ga in dat geval te rade bij mensen die u vertrouwt. ‘Laat wel altijd vallen dat je bijvoorbeeld een cursus hebt gedaan om je werk te verbeteren,’ zegt Gaasbeek. ‘Want misschien is het je leidinggevende misschien nog niet opgevallen dat je prestaties zijn toegenomen.’

2 Ken uw zwakke punten

Kijk in de spiegel. Wees bereid om uw eigen functioneren te verbeteren. ‘Reageer niet defensief maar constructief op bezwaren en kritiek’, zegt arbeidspsycholoog Ingrid Smit. ‘Het gaat niet om jou als persoon. Zie het als leermoment.’ Vraag collega’s en klanten om feedback als u niet zo goed weet wat beter kan. Kijk je functieprofiel na op taken en verantwoordelijkheden. Neem geen genoegen met commentaar op eigenschappen. Smit: ‘Verbeterpunten moeten zo concreet mogelijk in taken worden vertaald. Dat is de kern van het functioneringsgesprek.’ 

3 Vraag haalbare verbetering aan

Stel kleine aanpassingen voor. Breng die ter sprake. Smit: ‘Je hoeft niet met kant-en-klare-oplossingen te komen, maar denk daar wel serieus over na.’ Zo ging een medewerker van Delta Lloyd met spreekangst kleine presentaties geven voor teamleden. Zij gaven hem feedback. Een jaar later ging hij voor een grote groep staan. Een andere medewerker had moeite met het schrijven van een directienotitie. Na een gesprek met de directie wist hij beter hoe het rapport opgebouwd moest worden. Gaasbeek: ‘Het is prettig om geleidelijk te kunnen wennen aan nieuwe taken. Vaak voelt een werknemer zich met kleine aanpassingen weer een stuk beter in zijn functie.’
Zie het als een kans

4 Kijk wat u nodig hebt

Laat weten wat uw leidinggevende kan doen om uw functioneren te verbeteren. Vraag om een opleiding of om een mentor. Geef aan welke middelen u nodig hebt of bespreek de mogelijkheid van een ander team. Als u het lastig vindt om ideeën in te brengen, bespreek dan verschillende oplossingen. Leg het idee bijvoorbeeld eerst voor aan een collega, vraag de voorzitter van de vergadering om een rondje of ga praten met een coach. Vraag uw leidinggevende of hij een idee heeft hoe u een competentie moet verbeteren. Accepteer het als er geen ruimte voor is. Of bedenk een minder dure oplossing. Vraag wat er met de uitkomsten gaat gebeuren en plan een evaluatiegesprek. Steur: ‘Afspraken moeten wel nagekomen worden. Eerlijk zijn over de mogelijkheden is cruciaal.’

5 Noem uw sterke punten

Claim uw successen. Geef voorbeelden van geslaagde projecten. Spreek daarnaast ook uw ambities uit. Zeg dat u bepaalde werkzaamheden heel graag en goed doet, en vraag of die taken kunnen worden uitgebreid. Stoot de minder relevante klussen af. Accepteer dat de manager er anders tegenaan kan kijken. En blijf trouw aan uzelf. Van Meeteren: ‘Maak geen gekke sprongen omwille van baanbehoud. Zeg niet dat je een leidinggevende functie ambieert als je liever vakspecialist blijft. Je moet op de goede plek zitten.’

6 Wees kritisch op uw baas

U mag zelf ook punten naar voren brengen. Vraag ruimte als u die onvoldoende krijgt. Zeg het als u het oneens bent met uw manager. Ook hij kan het even niet goed zien. Mensen zijn vaak bang dat ze dat terugzien in hun beoordeling, maar uw baas geeft zelf aan of hij feedback wil of niet. Zorg wel dat u het bij uzelf houdt, zegt Smit. Benoem het gedrag dat u niet prettig vindt en zeg ook wat u wel zou bevallen. Respecteer het standpunt van uw manager, betrek niet zijn persoonlijkheid in het gesprek. Let op dat u niet generaliseert of uw collega’s erbij betrekt. ‘Je hoeft het niet eens te zijn. Soms verandert er niets of moet je een onderwerp een volgende keer opnieuw bespreken. Maar je hebt wel je visie gegeven en dat is belangrijk om er vrede mee te krijgen.’

Voorkom zwijgen

Dien vooraf punten 

voor de agenda in

Wees duidelijk

Zeg wat je voelt, dan

begrijpt de ander,

wat je bedoelt

Beschouw het

gesprek niet alleen

als een verplichting

‘Laat altijd 

vallen dat je
een cursus hebt
gedaan’
Cees Gaasbeek,
Teamleider Expertisecentrum
Delta Lloyd
‘Reageer
Constructief
Op bezwaren
en kritiek
Ingrid Smit,
Arbeidspsycholoog

'Maak geen gekke sprongen,

omwille van baanbehoud'

Bastiaan van Meeteren

Trainingprodcuties