Hoe gaat u om met lastige collega's?

12-10-2013

Gepubliceerd in Het Financieele Dagblad

Een collega die stookt, onder uw duiven schiet, naar zweet stinkt of werk afschuift: het werkende leven zit vol ergernissen. Hoe zorgt u dat die niet de overhand krijgen?

Ergert u zich aan uw collega’s? Dat is normaal. U brengt veel tijd met elkaar door waardoor onenigheid kan ontstaan. Maar laat het nooit tot een conflict komen. Niet iedereen is hetzelfde en u komt overal mensen tegen met wie het niet goed klikt. Zo kunt u in zes stappen weer met uw collega’s door een deur. 

Ken uw blinde vlek

Weet waarop u aanslaat. ‘Ik ben allergisch voor gezeur vlak voor een deadline,’ zegt commercieel directeur Roosje Boom van adviesbureau Moovs. ‘Het helpt om me bewust te zijn daarvan.’ Bedenk waarom u zo’n moeite heeft met een collega. Wanneer heeft hij u emotioneel te pakken? ‘Iemand met een dominante vader kan sneller in het verzet schieten bij een autoritaire baas,’ zegt psychiater Ineke Booij. Vermijd dus iemands rode knop. ‘Toen ik begon met het coachen van mijn collega’s, begaf ik me in mijn enthousiasme op het terrein van de projectleider,’ zegt Loopbaancoach Marieke Verhagen van uitzendbureau Projob. ‘Ik kreeg vertrouwelijke informatie van teamgenoten, waarover ik haar niet kon informeren. Dat gaf spanningen.’ 

Blijf rustig

Laat u niet op de kast jagen. Blijf rustig bij commentaar op uw werk. Boom: ‘Mensen voelen zich snel aangevallen. Kritiek op hun werk nemen ze vaak persoonlijk.’ Je hoeft ook niet overal op in te gaan vindt Boom: ‘Pick your battles.’ Stel de ander ook op de hoogte van uw gebruiksaanwijzing. ‘Ik stuur mijn mensen strakker aan dan in een ontspannen sfeer,’ zegt directeur Jacqueline van der Lem van installatiebedrijf LemTech. ‘Als de anderen dat van mij weten, trekken ze zich dat niet persoonlijk aan.’

Laat het bij de ander

Betrek irritante karaktertrekken van de ander niet op uzelf. Als meer mensen zich aan bepaald gedrag storen, ligt het niet aan u. ‘Een lastig persoon neemt teveel of te weinig ruimte in,’ zegt psychiater Booij. ‘Ik kom deze mensen regelmatig tegen op de werkvloer.’ Zo viel de getapte humor van een manager bij een verzekeraar verkeerd bij zijn jongere collega. Zij voelde zich niet serieus genomen, terwijl hij haar juist hoog had zitten.
‘Als een collega steeds hetzelfde gedrag vertoont, kunnen vervelende situaties ontstaan’ zegt psycholoog en auteur Steven Pont. ‘Iemand is neurotisch als hij niet meer kan schakelen.’ Een werknemer in de zorg, laten we hem Jan noemen, merkte dat zijn collega Petra altijd om hulp vroeg als hij het druk had. Jan was al eens boos geworden, waardoor Petra van slag raakte. Toen hij bedacht dat ze kennelijk niet anders kon, maakte hij een andere afspraak om met haar over het probleem te praten. Pont: ‘Heb geduld, wees mild.’

Vul niets in

Pas op met denken voor een ander. Stem verwachtingen over de samenwerking goed op elkaar af. Zo nam een senior consultant het voortouw tijdens trainingen om zijn jongere collega te ontzien, terwijl díe juist meer wilde doen. ‘Conflicten gaan meestal niet over de inhoud, maar over de wijze van communiceren,’ zegt mediator Manon Schonewille van Schonewille & Schonewille Legal Mediation. Een moeilijke collega zit soms iets dwars. Misschien heeft hij wel een carrièrestap gemist of problemen thuis.
Ook Pont signaleert veel misverstanden in de communicatie. ‘Een nieuwe bankmedewerker moppert dat er niet hard genoeg gewerkt wordt. Haar collega’s vinden haar niet collegiaal en zij hun niet professioneel. Wat blijkt? De nieuwe collega voelt zich eenzaam en buitengesloten. Pas als de anderen begrijpen hoe ze zich voelt, kan de werkrelatie groeien.’

Praat het uit 

Zet de eerste stap als u iets dwarszit in de samenwerking met een collega. Maak een afspraak. Schonewille: ‘Spreek vanuit uzelf. Hoe komt iets over, waar baalt u van? Focus op het gedrag en niet op iemands persoonlijkheid. U hoeft elkaar niet aardig te vinden.’ Luister goed. Stel open vragen. Wat speelt er en waarom? Bedenk een oplossing. Maak afspraken over taken en verwachtingen.
U wilt dat uw collega dingen inbrengt, maar uw collega houdt zich afzijdig? Betrek hem erbij. Van der Lem: ‘Ik geef introverte werknemers bij vergaderingen het woord. Uit zichzelf pakken ze die ruimte niet.’
Pas indien nodig uw takenpakket aan. Verhagen: ‘Ik ben gestopt met de interne begeleiding. Als mensen bij me komen met een ontwikkelingsvraag, verwijs ik ze terug naar mijn collega. We huren nu coaches van buitenaf in.’

Gun het tijd

Verwacht niet dat het contact na onenigheid meteen hersteld is. Het duurt even voordat de wederzijdse irritatie gesleten is. Verhagen: ‘Mijn collega en ik willen wel verder. We stellen het organisatiebelang voorop en gunnen elkaar tijd voor herstel. Het is toch een pijnpunt geweest.’
Als u er samen niet uitkomt, zoek dan hulp bij een collega of leidinggevende. Booij: ‘Stap samen naar de baas. Ga zelf als de ander niet wil.’ Nadeel is wel dat u de regie uit handen geeft. Schonewille: ‘U loopt het risico op een overplaatsing. Schakel daarom liever een externe derde in.’ Kies niet te snel voor een andere baan. Schonewille: ‘U neemt uzelf mee. Als u moeite hebt met communiceren, beland u binnen de kortste keren weer in dezelfde problematiek. Gebruik lastige werksituaties liever om van te leren.’

5 lastige typen die u kunt tegenkomen:

Narcist: verliefd op zichzelf
Aandachtvrager: klaagt
Korte Lontje: ontploft bij tegenslag
Zenuwpees: schept problemen
Zeurkous: is altijd negatief

Top 5 Ergernissen

1) Te laat op het werk of bij vergaderingen
2)Een e-mail sturen aan collega recht tegenover u
3)Geen koffie halen voor anderen
4) Vieze borden laten staan op het bureau
5)Heel harde ringtone op de mobiele telefoon
Bron: Institute of Leadership & Management

door Jessica de Jong