donderdag 08 februari 2007

Projectondersteuning op niveau
Vi.a.Vi en Invio nemen bedrijven tijdelijk veel werk uit handen

Bedrijven kunnen zichzelf ontzien door tijdrovende projecten uit te besteden. Werken op een project vraagt om een grote inzet van het personeel dat niet altijd direct inzetbaar is. Speciale vaardigheden zijn bovendien een vereiste om het project tot een goed einde te brengen. “Vaak moeten klussen opeens af of op het laatste moment geregeld worden. Het is daarom zeer belangrijk om de juiste mensen in te schakelen.”

Van automatiseringsprocessen, reorganisaties tot inrichting van de back office: bedrijven laten regelmatig verschillende projecten uitvoeren. Vaak is het moeilijk om op de projecten eigen medewerkers in te zetten. Zij hebben hun vaste werkzaamheden en weten niet hoe het er binnen een project aan toe gaat. Ook moeten zij overweg kunnnen met strategie, planning en overleg. Projectmedewerkers moeten tenslotte de projectmanager ondersteunen, zodat hij of zij zich kan richten op de inhoud.

Bedrijven die liever werken met professionals kunnen terecht bij Vi.a.Vi Officemanagement en Invio Office Professionals. Beide bedrijven zijn gevestigd aan de Modemstraat 2c in Amsterdam-Noord. Vi.a.Vi Officemanagement bestaat ruim twaalf jaar en is gespecialiseerd in het uitvoeren van secretariaatswerkzaamheden vanuit haar eigen kantoor. Vi.a.Vi coördineert  tevens evenementen en notuleert vergaderingen binnen de overheid en het bedrijfsleven. Invio Office Professionals bestaat dit jaar vijf jaar en telt vijftien medewerkers die gespecialiseerd zijn in het werken op projecten. De functies die zij bekleden variëren van projectmedewerker tot projectsecretaris. Daarnaast zijn zij inzetbaar als directiesecretaresse en office manager.

Vak apart

“Wij ondersteunen projectleiders door projectassistenten aan te leveren,” zegt één van de twee directeuren, Anneriek Verhoef. “Onze medewerkers zorgen dat alle werkzaamheden geregeld worden op het gebied van de backoffice. Zij maken onderdeel uit van het projectteam en zorgen dat het project goed loopt. Ze blijven tevens het gehele traject inzetbaar.”

Een project organiseren is een vak apart. Door de hoge werkdruk moeten de medewerkers anders werken dan in hun gewone functie. “Als je dat niet gewend bent, is werken op een project best lastig,” vult directeur Pauline Veltman aan. “Teamspirit, flexibiliteit en een ruime inzetbaarheid zijn een vereiste. Vaak moeten klussen opeens af of op het laatste moment geregeld worden. Het is daarom zeer belangrijk om de juiste mensen in te schakelen.”

Klik

Kwalitatief hoogwaardig personeel vraagt om een goede selectie. Verhoef: “Mensen die voor ons werken hebben een afgeronde secretariële opleiding op middelbaar of hoog niveau. Zij beschikken tevens over meerdere jaren werkervaring in dit werkveld. Schoolverlaters mogen op ons kantoor stage lopen of meelopen op een project.”

Klanten kunnen rekenen op passend personeel. Een nieuwe medewerker doorloopt bij Vi.a.Vi en Invio diverse kennismakingsrondes. Veltman: “We kennen onze medewerkers door en door en weten wat hun sterke en minder sterke punten zijn. We kunnen hierdoor goed bepalen wie de juiste medewerker is. Vervolgens gaan we mee naar de opdrachtgever om te zien of het klikt op het persoonlijke vlak. Verder bouwen we zoveel mogelijk evaluatiemomenten in en houden mensen opgeleid. Ze moeten op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen in hun vakgebied en het project waarop ze zijn ingezet.”

Vi.a.Vi Office Management
Invio Office Proffesionals
Modemstraat 2c
1033 RW Amsterdam
Tel. (020-) 633 26 55
Tel. (020) 492 02 10 (Vi.a.Vi)
Fax (020) 492 04 12
E-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Internet: www.invio.nl, www.viavi.nl
  

door Jessica de Jong