Toespraak? Zoek contact en houd het kort

19 april 2014

Gepubliceerd in Het Financieele Dagblad

Slapeloze nachten voor een toespraak zijn niet nodig. Als u zich maar goed voorbereidt.

Presenteren is een kunst. Een bekend voorbeeld van hoe het níet moet, gaf Regisseur Michael Bay begin dit jaar op de Consumer Electronics Show (CES). Hij was uitgenodigd om te komen praten over een gebogen televisiescherm. Terwijl hij de tekst aflas, hield de autocue er opeens mee op. Bay vluchtte in paniek van het podium af.

Het voorval staat niet op zichzelf. Ook in Nederland zijn legio voorbeelden van sprekers die niet goed presenteren. ‘Tijdens mijn studie gelastte een professor het college af omdat de beamer het niet deed,’ zegt presentatiecoach Jerre Maas van Presensatie. ‘Raar, iemand van zijn kaliber moet een verhaal kunnen afmaken.’
Sprekers maken veel verschillende fouten tijdens presentaties. Net als Bay zijn ze te afhankelijk van hun computer als er iets misgaat. ‘Sprekers zien hun prezi- of powerpointpresentatie als spiekbriefje en denken dat het dan zo wel lukt,’ zegt directeur Hedwyg van Groenedaal van Prezi University. Een goede spreker moet zijn verhaal ook zonder hulpmiddelen kunnen doen. Maas: ‘Ik heb eens een presentatie bij kaarslicht gedaan nadat de stroom was uitgevallen.’
Breedsprakig
Lang praten is echter de grootste valkuil, menen de experts. ‘Van politici tot wetenschappers: ze zijn allemaal te breedsprakig,’ zegt hoofdtrainer Donatello Piras van Het Nederlands Debatinstituut. ‘Hieraan gaan veel congressen kapot.’ Al na tien minuten zakt de aandacht weg. Luisteraars raken onrustig als ze naar een andere afspraak moeten. Maas: ‘Een netwerk-goeroe uit Amerika had een geweldig verhaal, maar had lak aan de tijd. Mensen gingen op hun horloge kijken en liepen geïrriteerd weg.’
Een ander probleem is gebrek aan contact met de zaal. Een verhaal opdreunen is iets anders dan kijken of het wel overkomt. ‘Spreker zijn vaak teveel met de powerpoint-presentatie bezig’, zegt Marga Miltenburg van sprekersbureau ZijSpreekt. ‘Ze keren zich af door de tekst op te lezen, die vaak niet te lezen is in de zaal. Zo maken ze geen contact en haakt het publiek af.’
Voordrachten zijn bovendien vaak onvoldoende afgestemd op de zaal. ‘Een bedrijfspresentatie is geen nieuwjaarsreceptie,’ zegt Piras. ‘Veel sprekers draaien steeds hetzelfde praatje af.’ Het is belangrijk om bij te sturen als luisteraars zich niet aangesproken voelen. ‘Tijdens een rondetafelgesprek met startende ondernemers over internet als retailkanaal verslapte de aandacht,’ zegt Maas. ‘Toen ik vroeg of ze in de dienstensector werkten, klonk instemmend gemor.’
Rinkelende telefoons, gemorste koffie en bezoekers die in- en uitlopen: onverwachte gebeurtenissen brengen veel sprekers van de wijs. ‘Het is belangrijk om niet stoïcijns door te gaan’, zegt Maas. ‘Door te benoemen wat er gebeurt, zakt de spanning in de zaal.’
Improviseren is vaak alleen de ervaren gespreksleiders gegeven. Piras: ‘Tijdens het vriendschapsjaar met Rusland sprak een spreker toch Russisch. Ik heb snel een oortje gevraagd en na afloop zijn speech in het Nederlands vertaald.’
Al het gestuntel op de sprekerspodia komt voort uit een gebrekkige voorbereiding. Zelfoverschatting is een veelvoorkomende kwaal. ‘Onder Nederlanders leeft het merkwaardige idee om spontaan te kunnen presenteren,’ zegt Piras. ‘Het taboe op repeteren is groot.’
Pas op het podium slaat de onzekerheid toe, merkt Van Groenedaal. ‘Een spreker liet eens zijn blaadjes met aantekeningen op de grond vallen. Het is gênant als je eerst je papieren moet oprapen voordat je verder kunt.’
Wat helpt om een presentatie goed over het voetlicht te brengen? Op deze pagina enkele tips van de experts.

Vijf Tips

1 Laat de computer uit
Zet het onderwerp op papier. ‘Welke boodschap moet uw publiek na drie weken nog weten’, zegt Maas. Stem daarop af. Oefen een paar keer. Neem het op. Vraag om feedback. ‘Maak van uzelf geen robot.’
2 Wees écht
Breng uw boodschap zo natuurlijk mogelijk over. Praat vrijuit zoals met vrienden in de kroeg. ‘Een goede spreker enthousiasmeert en heeft plezier,’ zegt Miltenburg. ‘De vorm is belangrijker dan de inhoud.’
3 Houd het kort
Kondig de hoofdpunten aan zoals in het journaal. Loop ze langs. Zet steekwoorden op een kaartje. Dat voorkomt een voorleesstijl. Piras: ‘Ga uit van de helft van de spreektijd, dan zit je altijd goed.’
4 Maak contact
Ga het gesprek aan. Maak oogcontact. Kies een pakkende opening of pak de krant erbij. Sta altijd met uw gezicht naar de zaal. Laat mensen stemmen, ingaan op stellingen, in groepjes werken of in een andere opstelling zitten. Stuur bij.
5 Raak niet van de wijs
Bent u de draad kwijt: neem een slokje water, en zeg: ‘Ik ben vergeten waar ik was, wie kan me helpen?’ Ga dan verder.

-Met Prezi zoomt u vanuit het ‘centrale vel’ in op details en uit voor overzicht. Van Groenedaal: ‘Maak de zaal niet zeeziek met het ‘draai’-effect.’

-Powerpoint is geschikt voor een traditioneler publiek waarbij u op papier de presentatie kan uitdelen. Miltenburg: ‘Gebruik alleen beelden.’
-Bij een Keynote kiest u eerst een thema waarna u standaardteksten en afbeeldingen kunt vervangen door uw eigen teksten.
-Met Presenterswall kunnen deelnemers via hun telefoon meestemmen op vragen, stellingen of een mening achterlaten op het scherm. Maas: ‘Dus ook de stillere types in de zaal.’

Door Jessica de Jong